Cómo el Software as a Service puede ayudarte en la homologación de tus proveedores

Hasta ahora, el gran desafío de las organizaciones pasaba por el control del cumplimiento de sus proveedores en materia de seguridad y salud laboral. En la actualidad, esto no basta. Los proveedores han de cumplir además otros requisitos que abarcan criterios mucho más amplios, lo que ha desembocado en una labor ardua y costosa para las empresas que pretendan realizarla internamente.

Por ello te mostramos seis motivos para homologar a tus proveedores y cómo la tecnología SaaS permite realizar un control exhaustivo además de compartir costes reducidos, de manera accesible y sin mantenimiento por parte del contratista.

Existencia de una compleja red de subcontratación

El éxito de grandes empresas de España y Latinoamérica, sobre todo relacionadas con la construcción y sectores afines, reside en la contratación de proveedores externos.

Se trata de una compleja red de subcontratación en las que, en muchas ocasiones, no ha abordado el cumplimiento de normas de homologación en materia de seguridad y salud así como otros criterios que cada vez son más importantes para evitar daños de reputación, así como mantener la calidad de productos y servicios.

La preocupación por la precualificación (homologación) es cada vez mayor porque son cada vez más frecuentes los castigos impuestos a las grandes empresas por infracciones cometidas por sus suministradores.

Las cifras hablan por sí solas: según el magistrado de la Audiencia Nacional, Eloy Velasco, de 2015 a 2018 se dictaron 51 sentencias condenatorias que sumaban más de 2.400 millones de euros en multas. En dos años, hasta 2020, el número de condenas se triplicó con respecto a los cuatro años anteriores.

La realidad de la precualificación de los proveedores

Para conocer a fondo la realidad de las necesidades de precualificación, Nalanda ha llevado a cabo un estudio con la participación de más de 350 grandes contratistas de los sectores de la construcción, energía y servicios que ya controlan al detalle su cadena de subcontratación a través de una plataforma de gestión CAE de la propia Nalanda.

Según este estudio, las empresas que consideran de máxima importancia monitorizar el desempeño de sus proveedores en materia de seguridad y salud tienen motivos muy claros para seguir haciéndolo. Estas son las seis principales razones:

• Proteger a la organización (y sus marcas) de problemas reputacionales que pueden generarles sus proveedores.
• Mantener la calidad de los productos y servicios de sus proveedores.
• Mantener un alineamiento con la cultura preventiva de la organización.
• Reforzar las políticas de RSC de la organización y sus objetivos.
• Cumplir con la legislación y normativa y evitar sanciones.
• Cuando el proveedor es subcontratado, disfrutar de una mejor entrenada y más segura fuerza de trabajo y maquinaria.

Aunque los argumentos para controlar la homologación de los proveedores son más que evidentes, existen una serie de dificultades que impiden afrontar estas necesidades por parte de los contratistas. Por ejemplo, procesos de precualificación prolongados y complejos, procedimientos estancos donde no se comparte información entre departamentos y áreas geográficas, falta de metodología específica o imprecisión a la hora de asumir esta tarea – tan solo un 15% de las empresas tiene un departamento específico dedicado al control de la cadena de suministro y subcontratación-.

Las organizaciones que no realizan seguimiento de seguridad y salud de sus proveedores caminan a ciegas respecto a si éstos están cumpliendo la normativa

El objetivo último es evitar accidentes, por lo que las organizaciones se enfrentan a varios retos. El más ambicioso es el seguimiento del cumplimiento de las normas de seguridad y salud laborales de los proveedores. Es decir, no solo quedarse con la foto fija del proveedor a la hora de evaluar y seleccionar.

El resto de los desafíos pasan por la recopilación de datos y documentos de las subcontratas, así como la revisión y detección de inconsistencias de manera integral hasta llegar al trabajador individual.

Las organizaciones deberían, asimismo, generar un estándar consistente que vertebre y articule de forma uniforme la evaluación respecto a los riesgos producidos por los proveedores. A esto se añade la necesidad de identificar nuevos proveedores que cumplan no sólo con las exigencias de seguridad de la organización sino también con requisitos relativos a RSC, Medioambiente, DDHH, Compliance, Gestión Financiera, Anticorrupción, etc para poder alternar sus servicios con los de otros suministradores.

SaaS, la solución más eficiente

Es aquí donde entra en juego la tecnología. Es la solución más eficiente a la hora de monitorizar el cumplimiento de las normativas y buenas prácticas de los proveedores, tanto antes de la adjudicación y la compra como el proceso de subcontratación.

Las herramientas de Software as a Service (SaaS) que ofrece Nalanda tratan de aprovechar las bondades de la tecnología para recopilar y centralizar datos de seguridad de los proveedores, para después integrarlos en otros sistemas de gestión y proyectos.

Al final, es una plataforma compartida con costes reducidos, accesible para todos y sin mantenimiento por parte de las organizaciones.

Esta propuesta no solo aborda la seguridad y la salud, sino que también mide aspectos tan importantes como las políticas anticorrupción, prevención de sobornos, blanqueo de capital y financiación del terrorismo, identidad inequívoca de la empresas, análisis financiero, seguros y certificados negativos de deudas con las administraciones públicas, evaluación de desempeño, Recursos Humanos, calidad y medioambiente, protección de datos, ciberseguridad y Responsabilidad Social Corporativa

Como resumen, si al igual que las organizaciones han estado utilizando tecnología SaaS durante los últimos años para gestionar su documentación CAE tanto en España como en Latam, será necesario que hagan lo mismo para la precualificación de sus proveedores.