Cómo hacer un plan de calidad

Las empresas grandes suelen tener al frente del departamento de calidad la figura del compliance officer (CCO) con el objetivo de que gestione y vigile las actividades que se llevan a cabo en esta división. Es decir, de que se cumplan todas las normativas

y procedimientos.

Cómo actúa el CCO en el departamento de calidad

Un plan de calidad es la forma que tiene una marca de asegurar a sus clientes que va a funcionar bien, por lo que es muy importante que se cumplan ciertas expectativas. Este plan puede crearse cuando el proyecto se está definiendo inicialmente o durante la fase de análisis, es decir, cuando el producto reúne ciertos requisitos. También puede hacerse cuando haya que añadir los procesos y actividades que garanticen un estándar de calidad durante los próximos años. Todo ello debe estar supervisado por el CCO, que es el último responsable del resultado final y quien también ha de participar en la estrategia inicial de la empresa, como qué es y a quién va dirigida.

Un negocio debería tener establecida la elaboración de planes de calidad cada cierto tiempo, ya que dependiendo de la industria donde opere, su estrategia será más a corto o largo plazo. En cualquier caso, los pasos a seguir serían los siguientes:

1.- Establecer una reunión con un determinado número de empleados. Deberían asistir todos aquellos que tengan un visión completa de la organización de la empresa. 

2.- Brainstorming o tormenta de ideas. El CCO debería establecer una serie de retos o problemas y anotar las ideas que se les van ocurriendo a todos los participantes. También se pueden plantear otras cuestiones más generales, como hablar de la situación actual de la empresa o de algunas de sus divisiones clave. 

3.- Es importante dirigir la conversación tanto a los aspectos positivos como a los negativos. El negocio puede tener fortalezas que no todos los empleados sean capaces de ver. En la reunión deberían anotarse.

4.- Establecer las líneas básicas del negocio en los próximos años (un máximo de cinco) con un protocolo que respete siempre la normativa. Por ello, el COO es el profesional que ha de tener la última palabra con respecto a las conclusiones.

Características del plan de calidad

El plan de calidad resultante debería cumplir determinados requisitos. Por ejemplo, ser completo y correcto, lo que se logra definiendo muy claramente los criterios que vayan a aplicarse. Si no estuvieran suficientemente claros, el CCO podría encargar una nueva redacción.

Para que los empleados elaboren un plan de acuerdo con la normativa, tienen que conocerla, siendo obligación del compliance officer explicarla a su equipo, tanto aquella que es específica de su sector como la que influye en toda la industria. Asimismo, tendrán que ser conocedores de todas las herramientas que la empresa pone a su disposición para ayudar a controlar la calidad del proyecto; por ejemplo, soluciones de ERP y CRM, software adaptable, paquetes de desarrollo, etc.

El CCO podría establecer ciertos criterios para asegurarse de que los estándares de control se cumplen; por ejemplo, elaborar una lista que sea cumplimentada cada cierto tiempo por los responsables de proyecto o reunirse periódicamente con los responsables para revisar todos los criterios de calidad.

En conclusión, un negocio debería elaborar un plan de calidad con una determinada frecuencia. En él figurará la línea estratégica de la empresa para el futuro a corto plazo, incluyendo unos estándares de calidad que habrán de respetarse, de manera que la marca siga siendo relevante para los consumidores. El CCO debe supervisar este plan de calidad, pero no solo su confección, sino también el resultado final, comprobando que se cumplen todas las normas exigidas.