Guía del Reglamento de los Servicios de Prevención

El compromiso con la salud laboral y la seguridad en el trabajo se materializa a través de una buena gestión preventiva. En España, el marco legal que estructura esta gestión lo constituye el Real Decreto 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. También es fundamental el Real Decreto 899/2015, que introdujo mejoras y ajustes que refuerzan el sistema, adaptándolo a nuevas realidades organizativas.

Estos reglamentos no solo determinan cómo deben organizarse las empresas en materia preventiva, sino que colocan la seguridad y la salud laboral como parte estructural del funcionamiento de cualquier organización, sin importar su tamaño. 

Los pilares fundamentales del Real Decreto 39/1997

El RD 39/1997 se articula sobre varios pilares esenciales que buscan no solo prevenir daños laborales, sino integrar la cultura preventiva en todas las áreas de la empresa. Se parte de la idea de que la prevención no puede ser un elemento añadido o ajeno a la actividad productiva, sino que debe formar parte de su ADN.

Desde esta perspectiva, el reglamento determina cómo organizar la prevención, a quién asignar funciones, cómo formar a los trabajadores, y cómo estructurar los servicios que velarán por su correcta aplicación. Esta norma es de aplicación general y tiene especial relevancia en sectores con riesgos significativos o en organizaciones con alta rotación o dependencia de subcontratas.

Integración de la prevención en la gestión de la empresa

Uno de los principios fundamentales del reglamento es la integración real y efectiva de la prevención en la estructura de la empresa. Esto no implica únicamente cumplir con ciertos trámites, sino incorporar criterios de seguridad en todas las decisiones organizativas: planificación de procesos, compras, selección de personal, y diseño de puestos de trabajo.

Este enfoque busca eliminar la visión de la prevención como una carga administrativa y transformarla en una herramienta de mejora de la productividad y de la calidad del empleo. Integrar la prevención es también un paso clave para evitar sanciones y reducir la siniestralidad.

Establecer un Plan de Prevención de Riesgos Laborales

Toda empresa debe disponer de un Plan de Prevención de Riesgos Laborales, que actúe como marco de referencia para todas sus acciones en esta materia. Este plan recoge los compromisos, los recursos asignados y los procedimientos que rigen la prevención dentro de la organización.

Su redacción y aplicación no son meros formalismos, debe reflejar la realidad de la empresa, su estructura, los riesgos específicos a los que se enfrenta y la forma en que se van a prevenir. Además, debe mantenerse actualizado y ser accesible a todas las partes implicadas.

Participación activa de los trabajadores

Una prevención eficaz requiere necesariamente de la implicación directa de los trabajadores. La normativa establece mecanismos de consulta y participación como los delegados de prevención o los comités de seguridad y salud, que deben estar operativos y ser funcionales.

Además, los trabajadores tienen derecho a ser informados sobre los riesgos del puesto que ocupan y a recibir formación adecuada. También tienen la obligación de colaborar con las medidas preventivas, haciendo del entorno laboral un espacio de responsabilidad compartida.

Organización preventiva recogida en la norma

El reglamento contempla diferentes fórmulas para que las empresas organicen su actividad preventiva en función de su tamaño, su nivel de riesgo y sus recursos internos:

• El empresario asume la actividad preventiva: válido en empresas pequeñas y con riesgos limitados, siempre que el empresario tenga formación en prevención.
• Designación de trabajadores: empleados de la propia empresa que asumen funciones de prevención de forma parcial o total, con la formación adecuada.
• Servicio de Prevención Propio (SPP): cuando por tamaño o riesgo es necesario contar con una estructura interna especializada.
• Servicio de Prevención Ajeno (SPA): opción habitual en pymes, mediante la contratación de empresas externas acreditadas para desarrollar funciones preventivas.

Cada modelo tiene sus condiciones legales específicas, y la elección incorrecta o su mala implantación puede derivar en responsabilidades legales importantes.

El empresario asume la actividad preventiva

Este modelo está limitado a ciertos supuestos: empresas con menos de 10 trabajadores (o hasta 25 si hay un único centro de trabajo) y sin actividades de riesgo elevado. No basta con la intención, el empresario debe tener la formación preventiva adecuada, y aplicar de forma efectiva las acciones necesarias para proteger a sus empleados.

Aunque puede parecer una opción sencilla, requiere compromiso real, ya que el empresario se convierte en el responsable directo de todas las actuaciones preventivas de la empresa.

Designación de trabajadores

Designar a uno o varios trabajadores para gestionar la prevención es una alternativa válida cuando el tamaño o la complejidad de la empresa no justifica un servicio propio. La clave está en asegurar que estos empleados cuentan con tiempo, medios y formación suficiente para asumir esa función.

Esta modalidad permite a la empresa mantener un mayor control interno sobre su sistema preventivo, aunque también requiere una buena planificación y supervisión continua.

Constitución de un servicio de prevención (SPP o SPM)

Cuando la empresa tiene más de 500 trabajadores, o más de 250 en sectores con riesgos especiales, debe constituir un Servicio de Prevención Propio. Este servicio debe incluir personal técnico cualificado (ingenieros, higienistas, médicos del trabajo, etc.) y estar completamente integrado en la estructura de la empresa.

Además de su obligación legal, un SPP bien organizado puede convertirse en una ventaja competitiva, mejorando la cultura preventiva y reduciendo la accidentalidad laboral.

Servicio de Prevención Ajeno

La contratación de un SPA es una opción frecuente, especialmente en pymes o cuando no se dispone de recursos internos suficientes. Es fundamental tener en cuenta:

• El SPA debe estar legalmente acreditado y mantener esa acreditación actualizada.
• Se debe firmar un contrato detallado, donde se especifiquen claramente las funciones delegadas.
• La empresa debe seguir siendo responsable del cumplimiento de la normativa, aunque externalice la prevención.
• Es importante auditar regularmente el desempeño del SPA, asegurando la calidad y eficacia de su intervención.

Contratar un SPA no exime al empresario de sus obligaciones. La vigilancia sobre sus actuaciones es parte del deber de diligencia.

Gestión de la prevención de riesgos laborales

En Nalanda, hemos desarrollado un software para la gestión de la prevención de riesgos laborales, coordinación de actividades empresariales (CAE) y cumplimiento normativo. Ayudamos a las empresas a organizar correctamente su sistema de prevención, documentarlo y supervisar su funcionamiento de forma integral.