Cuántos años se debe guardar la documentación en una empresa?

La gestión adecuada de la documentación empresarial es fundamental para garantizar el cumplimiento de las normativas legales y evitar posibles sanciones. Una de las preguntas más frecuentes en este ámbito es: ¿cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa? La respuesta varía según el tipo de documentos, pero existen pautas claras que toda organización debe conocer.

¿Qué tipo de documentos se deben guardar?

En una empresa, la documentación que debe conservarse incluye:

• Documentación contable y financiera: Libros de cuentas, facturas, balances, cuentas anuales y cualquier registro relacionado con la actividad económica de la empresa.
• Documentos fiscales: Declaraciones tributarias, justificantes de pagos de impuestos y comunicaciones con la Agencia Tributaria.
• Contratos y documentos laborales: Contratos de trabajo, nóminas, informes de prevención de riesgos laborales y registros de la Seguridad Social.
• Documentación legal y administrativa: Estatutos, actas de reuniones, poderes notariales y cualquier documento que acredite la constitución y el funcionamiento de la empresa.
• Documentación vinculada a la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE): Registros y certificados de proveedores y colaboradores.

Conservar estos documentos no solo es obligatorio, sino también una práctica clave para proteger los intereses de la empresa en caso de auditorías, litigios o inspecciones.

Normativa sobre la conservación de documentos empresariales

El Código de Comercio regula gran parte de las obligaciones relacionadas con la conservación de documentos en las empresas. Según su artículo 30, los libros, correspondencia, documentos y justificantes relativos a la actividad de la empresa deben conservarse durante un periodo mínimo de seis años, contados desde el último asiento realizado.

Sin embargo, este plazo puede variar dependiendo de la naturaleza de los documentos y otras normativas específicas. Por ejemplo, algunos documentos laborales o fiscales podrían requerir un periodo de conservación más largo.

Documentación tributaria: Ley General Tributaria

La Ley General Tributaria establece que las empresas deben conservar la documentación fiscal durante un periodo de cuatro años. Este plazo corresponde al periodo de prescripción de las obligaciones tributarias, contados desde el día siguiente a la finalización del plazo voluntario de presentación de cada impuesto.

Es fundamental destacar que en casos de fraude, inspecciones pendientes o declaraciones fuera de plazo, el periodo de prescripción puede ampliarse. Por ello, muchas empresas optan por conservar la documentación fiscal durante al menos seis años.

Contratos y documentos laborales

Los contratos de trabajo y la documentación laboral están sujetos a diferentes plazos de conservación según la normativa aplicable:

• Contratos y acuerdos laborales: Deben conservarse durante al menos cuatro años desde su finalización, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
• Documentación de prevención de riesgos laborales: Los informes y registros deben conservarse durante un mínimo de cinco años.
• Nóminas y justificantes de pago: Al menos cuatro años, aunque es recomendable guardarlos por un periodo mayor en caso de litigios laborales.

Sanciones por no facilitar documentación solicitada

La falta de conservación o la negativa a proporcionar documentación solicitada por las autoridades puede acarrear sanciones graves. Algunas de las posibles consecuencias incluyen:

• Multas económicas: La Ley General Tributaria y la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social contemplan multas significativas por incumplir las obligaciones de conservación documental.
• Pérdida de subvenciones o ayudas: Las empresas que no puedan justificar el uso adecuado de fondos públicos pueden perder beneficios económicos o enfrentarse a demandas de devolución.
• Problemas legales: La falta de documentación puede generar conflictos en casos de inspecciones, reclamaciones laborales o litigios contractuales.

¿Cómo gestionar la documentación de una empresa?

Gestionar de manera eficiente la documentación de una empresa es un reto, pero también una necesidad para garantizar el cumplimiento normativo y la agilidad en los procesos internos. En Nalanda, ofrecemos un software de gestión documental CAE diseñado específicamente para facilitar esta tarea. Nuestro sistema permite centralizar la documentación de la empresa en un único lugar, con acceso controlado y organizado por categorías, lo que mejora significativamente la eficiencia y el control.

Además, el software de Nalanda permite cumplir con los plazos legales establecidos, configurando recordatorios automáticos para la renovación o eliminación de documentos, asegurando así que la empresa cumpla con las normativas sobre cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa. Este nivel de organización no solo reduce riesgos legales, sino que también facilita el acceso seguro y compartido de los documentos con empleados, clientes y organismos públicos, siempre cumpliendo con los requisitos de protección de datos.

Otra ventaja clave de nuestro software es la posibilidad de generar informes automáticos, permitiendo obtener una visión clara y detallada del estado de la documentación en cualquier momento. Esto resulta especialmente útil durante auditorías y revisiones internas, simplificando procesos y ahorrando tiempo. Nuestro sistema está diseñado para adaptarse a las necesidades específicas de cada sector, ayudando a las empresas a optimizar sus procesos, siempre teniendo en cuenta la legalidad vigente en España.