Evita los cinco errores más comunes con tu e-factura

Es un hecho que la e-factura tiene múltiples ventajas y su uso está cada vez más extendido. Es un documento digital que se completa de forma sencilla y está recomendado para todo tipo de negocios.

No obstante, si no dedicamos el suficiente tiempo a elaborarla y revisarla, podemos cometer algunos errores que nos darían bastantes quebraderos de cabeza.

Tanto si la factura va dirigida a una administración pública como a otra empresa o a un particular, es imprescindible que seamos muy cuidadosos con su contenido.

¿Cómo podemos evitar caer en los errores más comunes y hacer un mal uso de la e-factura? 

Revisar es asegurar.

Muchas veces pensamos que lo tenemos todo controlado y que volver sobre la factura ya terminada será una pérdida de tiempo. Sin embargo, invertir unos minutos en esta labor nos evitará muchas situaciones indeseadas.

Es muy fácil que falte algún dato o que los recogidos sean erróneos, así que tenemos que repasarla, campo por campo, hasta cerciorarnos de que todo el contenido es correcto. Así, además, detectaremos si falta información necesaria como un nombre, el logotipo y la denominación social de nuestra empresa, la fecha, etc.

Las cuentas: cuanto más claras, mejor.

No podemos incluir una cifra de cobro que no sea precisa, ni tampoco añadir cargos que no hayamos notificado con antelación o no estén acordados con el cliente.

Cualquier tipo de error o inexactitud en las cifras podría tener consecuencias negativas tales como impagos o daños en la imagen de marca, arriesgándonos además a la pérdida de un cliente. Lo que sí es recomendable, en la medida de lo posible, es incluir descuentos que ayuden a fidelizar a nuestro cliente.

Guarda siempre una copia para ti.

No conservar un duplicado de la factura que acabamos de enviar es otro error que a veces cometemos. Guardar estos documentos y almacenarlos es importante, ya que habrá muchas situaciones en las que podamos necesitarlos: ante inspecciones de Hacienda, a la hora de formular una reclamación por impago, etc.

El plazo establecido legalmente para guardar una factura se fija, según la normativa vigente, en cuatro años.

Fecha y número de cuenta, bien visibles.

Omitir la fecha de vencimiento puede traernos no pocos quebraderos de cabeza a la hora de cobrar el importe reflejado. Tenemos que indicarla y, con ella, también el número de cuenta en el que queremos que se efectúe el abono correspondiente.

En este punto debemos recordar el contenido de la Ley (de Morosidad) 15/2010, que contempla un plazo máximo de 60 días para el pago, a contar tras la recepción del producto adquirido.

Incluye la máxima información posible.

No completar el apartado de observaciones puede ser un error. Pese a que no exista la obligatoriedad de incluirlo en la factura, nos será muy útil para plasmar algunas especificaciones del bien o del servicio prestado. Cuanta más información aportemos al cliente -dentro de que sea un documento sencillo y ordenado-, más aumentaremos su confianza hacia nuestro producto o marca.

Y una última recomendación: cuidar las relaciones con los clientes es clave para que continúen confiando en nuestra empresa y se sientan cómodos y valorados. Por eso, aunque dar las gracias por la recepción o el pago no sea imprescindible, obviar estos pequeños detalles puede ir erosionando lentamente la marca.

En definitiva, revisar cuidadosamente nuestra e-factura es una garantía de seguridad. Conseguiremos evitar de forma muy fácil errores que pueden acarrear consecuencias negativas.

Sabes que estamos para acompañarte en todo el proceso. ¿Buscas un sistema de gestión de tu e-factura? Contacta con nosotros y te ayudamos en lo que necesites.

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