La factura electrónica; digitalizarse o morir

Qué es la factura electrónica

Una factura electrónica o e-factura es, como su nombre indica, un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa de bienes o servicios. Lo que distingue en una factura su condición de “electrónica” es que se crea, se expide y se recibe en formato electrónico y que requiere el consentimiento tácito de su destinatario. La factura electrónica es un documento plenamente legal y una alternativa a la tradicional factura en papel.

Los términos “factura electrónica” y “factura en formato digital” se utilizan a veces indistintamente para referirse a lo mismo. Sin embargo, son conceptos que poco tienen que ver entre sí.  Una factura digital no es sino una versión digitalizada de una factura en papel. Puede ser un documento en formato PDF que ahorra la introducción de los datos de forma manual, pero eso no es una factura electrónica, está sujeta a unas características técnicas para denominarse como tal y que en términos fiscales y de la Administración debe cumplir una serie de requisitos para ser legal.

Normativa que deben cumplir las facturas electrónicas

En general todas las facturas y en particular las electrónicas están reguladas por  el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre en el que se establece un Reglamento para las normas de facturación. En concreto, se detallan las normas que deben cumplir, tanto las facturas en papel, como las facturas electrónicas.

Algunos de los aspectos que contempla este reglamento son:

• La obligación de expedir factura.
• Los diferentes tipos de facturas: completa y simplificada.
• Contenido que debe incluir la factura.
• Especificaciones técnicas de la factura electrónica.
• Plazos que debe cumplir la factura
• Regímenes especiales.
• Conservación.  

Como consecuencia, en cualquier factura, ya sea en formato papel o electrónico, debe cumplir con estas tres condiciones: legibilidad, autenticidad e integridad.

• La legibilidad dependerá del software con el que se crea la factura
• La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diferentes maneras:
  • A través de una firma electrónica en un certificado
  • A través de un intercambio electrónico de datos EDI
  • A través del uso de otros medios, que las partes interesadas hayan notificado previamente a  la Agencia Estatal de Administración Tributaria y una vez que esta los haya validado.

Características y ventajas de la factura electrónica

Estas son las principales características de la factura electrónica:

• Utiliza un formato de electrónico de generación XML estandarizado
• Tiene una numeración de tipo consecutivo
• La autenticidad e integridad de la factura electrónica se valida mediante la firma digital o electrónica, conforme siempre a las normas fijadas por la Administración.

Las ventajas de la factura electrónica se pueden desglosar en función de a quién benefician, pues comportan beneficios tanto para el emisor, como para el receptor.

Para el receptor supone la eliminación de todo el proceso que implica generar una factura en papel, por lo tanto las facturas ya no se pueden perder por el camino y así el receptor tiene la tranquilidad de que recibirá la e-factura.

Al automatizar todo el proceso de facturación, se ahorran costes y tiempo de forma significativa.

Para el emisor, la emisión de la factura electrónica también tiene su lado positivo, pues comunicar a un cliente potencial que le vas a emitir facturas electrónicas no deja de ser una ventaja competitiva, siempre y cuando el receptor tenga los medios actualizados para ello.

¿Emites o recibes facturas electrónicas?

Hoy día, una gran parte de las empresas tienen implementado un sistema para la facturación electrónica. Y en una gran parte de las empresas de la Administración es indispensable este sistema para poder ser su proveedor. El escenario futuro a muy corto plazo es que todas las empresas estén ya preparadas para emitir y recibir facturas electrónicas.

En nuestra plataforma de Nalanda estamos utilizando la facturación electrónica en las transacciones entre contratistas y subcontratistas, lo que agiliza los pagos y reduce errores.

Se prevé que en un futuro muy próximo el volumen de las facturas electrónica crezca de una forma notable, como resultado cada día hay más empresas que están digitalizando todos sus procesos internos.

Un paso más allá sería que hubiera una regulación internacional consensuada para las facturas electrónicas, lo cual facilitaría enormemente las transacciones de empresas con negocios internacionales.

Con todo esto se llegará más rápido de lo que creemos pues la automatización y digitalización de todos los procesos de las empresas es cada vez más ágil raíz de la crisis generada por el COVID-19.