Todo desempeño de una función dentro de una empresa tiene una faceta ejecutiva y otra administrativa. Y el tiempo que se emplea en las tareas administrativas repetitivas es tiempo que se resta a las funciones ejecutivas necesarias para el correcto funcionamiento de la organización. Desde la selección de subcontratistas a la facturación electrónica y el pago,existen toda una serie de interacciones que han de ser verificadas de forma exhaustiva y rutinaria. 

Toda esta carga administrativa y documental forma parte del día a día de nuestros departamentos e involucra compras y aprovisionamientos, contrataciones de personal y subcontratas, verificaciones de todo tipo de trabajos o la prevención de riesgos laborales.

La carga de trabajo administrativo regularpuede ser tal que las verdaderas necesidades de mejora y eficacia que ha de perseguir cada departamento se vean seriamente mermadas.

Cuando optimizamos la facturación electrónica y otras rutinas, todo fluye

Es entonces cuando nuestro trabajo se realiza con plena eficacia, permitiéndonos irnos a casa tranquilos y brindándonos la posibilidad de enfocarnos verdaderamente a la excelencia.

Hay muchas empresas de facturación electrónica que aportan soluciones externalizadas a algunos de estos problemas de carga administrativa. Pero pocas resuelven eficazmente los más importantes y regulares. 

Generalmente se enfocan a los procesos de mecanización que puede resolver cualquier software de facturación electrónica, dejando de lado todos los de filtrado, cotejación  documental, homologación y otros muchos requeridos para llegar al resultado final de la verificación perfecta y habilitación de un pago o una contratación. Estos trabajos sobrecargan nuestros departamentos y nos restan tiempo y eficacia.

Cuáles son las 5 rutinas administrativas que más tiempo nos roban

Aunque cada departamento o división de la empresa tiene sus preocupaciones específicas en cuanto a la optimización de su carga de trabajo, las cinco más generalizadas en todas las empresas son las siguientes.

1. Procesos de selección y verificación

Garantizarnos la reputación y solvencia de proveedores, confiar nuestro outsourcing a terceros o la habitual verificación de currículos de candidatos. Estas son algunas de las cargas administrativas que pueden marcar la capacidad de divisiones como compras, proyectos, recursos humanos o calidad.

2. Cotejado

Comprobar que lo que hemos pedido es lo que se nos ha servido o que la certificación de una obra se corresponde exactamente con la fase del proyecto y lo ejecutado, es de vital importancia para nuestros objetivos y para la habilitación de pagos.

3. Revisión

Incluso cuando todos los pasos intermedios han sido validados, comprobar documentalmente que se han cumplido la totalidad de los mismos es primordial. Es un tiempo precioso que obliga a un repaso general de todos los items que intervienen en una cadena. Desde un pedido, pasando por su seguimiento logístico y la entrega, hasta la recepción de la factura electrónica.

4. Acceso a la información

Una de las mayores pérdidas de tiempo de nuestros departamentos la encontramos en la dificultad de acceder a una información organizada. A menudo tenemos que conocer qué trabajador reúne las cualidades óptimas y está disponible, o cuál de los proveedores puede servirnos con urgencia un determinado suministro. La carencia de una buena base documental, como la que podría proporcionarnos una buena plataforma de facturación electrónica, nos hace perder un tiempo precioso.

5. Colaboración y cruce de datos

Hoy, el trabajo colaborativo, el coworking y la interdependencia entre las diferentes divisiones o empresas subcontratadas hace que tengamos que cruzar numerosas informaciones para tener una visión exacta de nuestra realidad individual. A menudo son procesos automáticos, pero si no se organizan adecuadamente nos llevan a grandes pérdidas de tiempo. Una perfecta facturación electrónica ha de ser capaz de integrar todo un sistema que dé solución a los intercambios de información, su verificación y al inmediato acceso a la misma. Si quieres saber más, no tienes más que contactar con nosotros.