El ahorro de costes, tiempo y riesgos es uno de los principales beneficios que puede proporcionar una plataforma de gestión documental CAE.
Actualidad Nalanda
Elegir una plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) no consiste únicamente en comparar funcionalidades. El número de contratistas y subcontratistas que gestionas, la complejidad de tus centros de trabajo, el volumen de documentación o la necesidad de conectar la CAE con otros procesos pueden hacer que una solución encaje mejor que otra.
También importa lo que quieres conseguir en el futuro. Algunas organizaciones necesitan principalmente digitalizar el intercambio documental. Otras quieren conectar la CAE con el control de accesos, la precalificación de proveedores, sus procesos de compra o la gestión global de Prevención de Riesgos Laborales.
Por eso, más que elaborar un ranking de marcas, en esta guía analizamos qué tipos de plataformas CAE existen, qué deberías exigirles y qué modelo puede encajar mejor con las necesidades actuales y futuras de tu organización.
Una plataforma CAE es una solución tecnológica que facilita la Coordinación de Actividades Empresariales cuando trabajadores de diferentes empresas desarrollan su actividad en un mismo centro de trabajo.
Permite organizar el intercambio de información entre la empresa principal, sus contratistas y sus subcontratistas, comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos y mantener la trazabilidad necesaria durante todo el proceso.
Una plataforma CAE puede gestionar información relacionada con empresas contratistas y subcontratistas, trabajadores, maquinaria, documentación preventiva y jurídico-laboral, requisitos específicos de cada actividad o centro, caducidades, autorizaciones y accesos.
A medida que aumenta el número de proveedores, trabajadores, proyectos y centros, realizar toda esta gestión mediante correos electrónicos, hojas de cálculo o carpetas compartidas se vuelve más complejo y difícil de controlar.
Una plataforma CAE no debería limitarse a almacenar documentos. Su función es ayudar a reducir carga administrativa, aumentar el control y comprobar que empresas, trabajadores y equipos cumplen los requisitos establecidos antes y durante la realización de una actividad.
Para ello, las soluciones CAE suelen centralizar la información en un único entorno, automatizar la solicitud de documentación, gestionar caducidades y renovaciones y mantener la trazabilidad de todo el proceso.
Otro elemento importante es la validación. No basta con recibir un documento: también es necesario comprobar que es el correcto, que está vigente y que responde a los requisitos establecidos. Esta revisión puede realizarla el propio equipo de la empresa o apoyarse en un servicio especializado.
En determinados sectores, además, el cumplimiento documental tiene consecuencias directas sobre la operación. La conexión con sistemas de control de accesos permite determinar si una empresa, un trabajador o un equipo está autorizado para acceder a una obra, fábrica o instalación.
No todas las plataformas CAE responden al mismo modelo. En lugar de clasificarlas únicamente por marcas, puede resultar más útil diferenciarlas por el alcance de su solución y por los problemas que permiten resolver.
Las plataformas más sencillas se centran en recopilar, organizar y mantener actualizada la documentación de empresas, trabajadores y maquinaria.
Cuando el volumen aumenta, adquiere especial relevancia la capacidad de validar esa documentación, ya sea mediante los propios equipos de la organización o a través de un servicio especializado.
Para empresas con un gran número de contratistas, trabajadores y requisitos, esta capacidad puede reducir considerablemente el trabajo administrativo asociado a revisar documentos y perseguir información pendiente.
En una obra o instalación, disponer de la documentación correcta puede condicionar quién puede acceder físicamente al centro. Conectar la CAE con el control de accesos permite utilizar el estado de cumplimiento de empresas, trabajadores o equipos para determinar su autorización de entrada. La coordinación deja así de ser únicamente un proceso documental y pasa a estar conectada con la operación diaria.
La Coordinación de Actividades Empresariales está estrechamente relacionada con la prevención, pero CAE y PRL pueden gestionarse mediante sistemas y procesos diferentes.
Conectar ambos entornos permite relacionar la información sobre empresas externas y trabajadores con procesos como evaluaciones de riesgos, planificación preventiva, formación e inducciones, inspecciones, accidentes e incidentes, acciones correctivas, gestión de EPIs o seguimiento de indicadores.
La diferencia entre ambos procesos es importante: la CAE permite comprobar si una empresa o trabajador reúne los requisitos necesarios para realizar una actividad, mientras que el software de PRL/SST permite gestionar de forma más amplia la prevención y la seguridad durante esa actividad.
En sectores con un alto grado de subcontratación, una misma organización puede trabajar con cientos o miles de proveedores. Además, muchas de esas empresas trabajan simultáneamente para diferentes contratistas principales.
En estos escenarios, la comunidad existente alrededor de la plataforma puede convertirse en un factor relevante. Si un proveedor ya forma parte de esa red y parte de su información ya se encuentra disponible, se reducen duplicidades y puede facilitarse su incorporación a nuevos proyectos.
Comprobar si una empresa puede realizar un trabajo no es exactamente lo mismo que decidir si queremos trabajar con ella. La precalificación de proveedores permite evaluar al proveedor antes de la contratación a partir de información empresarial, financiera, jurídica, preventiva, de sostenibilidad o compliance.
La diferencia puede resumirse de forma sencilla:
Conectar ambas fases permite que Compras, Contratación, Producción y Prevención compartan una visión más completa del proveedor.
Cuando la información sobre los proveedores ya forma parte del ecosistema, aparece otra posibilidad: utilizar esa red para localizar nuevas empresas con las que trabajar. Un Marketplace conectado con la gestión del proveedor permite relacionar tres procesos que tradicionalmente pueden estar separados:
Encontrar proveedores → evaluar proveedores → gestionar su cumplimiento.
Este modelo puede resultar especialmente interesante en sectores como la construcción, la energía o los servicios industriales, donde los nuevos proyectos generan continuamente necesidades de contratación y subcontratación.
Cuando una empresa trabaja en distintos países aparece una dificultad adicional: los requisitos documentales, preventivos y regulatorios no son idénticos en todos los mercados.
Una organización internacional puede necesitar combinar requisitos corporativos comunes, aplicables a todos sus proveedores, con requisitos específicos de cada país y condiciones particulares asociadas a un proyecto, actividad o centro de trabajo.
Esto exige que la plataforma pueda adaptar la gestión sin obligar a crear procesos completamente independientes en cada territorio. Dependiendo de las necesidades de la organización, puede ser necesario configurar diferentes documentos, criterios de validación, caducidades, idiomas, flujos de aprobación o requisitos de acceso.
Al mismo tiempo, la compañía necesita conservar una visión global. El objetivo es poder establecer un modelo corporativo común de gestión de contratistas y, a la vez, permitir que cada mercado incorpore las particularidades que correspondan.
Esta capacidad resulta especialmente relevante para grupos que gestionan proveedores en varios países y quieren evitar una combinación de herramientas, bases de datos y procedimientos distintos en cada uno de ellos.
En el mercado español existen diferentes soluciones para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales. A continuación recogemos algunas de las principales plataformas CAE, ordenadas según el volumen de negocio de las compañías que las comercializan como indicador de su peso en el mercado:
No existe una única plataforma adecuada para todas las organizaciones. La elección depende del volumen y complejidad de la actividad, pero también del alcance que se quiera dar a la gestión de contratistas.
Una organización que trabaja ocasionalmente con unas decenas de empresas tiene necesidades diferentes de otra que coordina miles de proveedores, trabajadores, máquinas y centros de trabajo. La capacidad para gestionar ese volumen y mantener un rendimiento estable debe ser uno de los primeros criterios de selección. También conviene valorar hasta qué punto la plataforma permite adaptar los requisitos según obra, proyecto, centro, actividad o tipo de trabajador.
La gestión documental genera una carga considerable cuando hay que comprobar manualmente cientos o miles de documentos. Por eso, es importante determinar desde el principio quién va a realizar esa validación y qué grado de automatización o soporte especializado ofrece la plataforma.
La plataforma no la utiliza únicamente la empresa principal. Los proveedores y subcontratistas también tienen que aportar información, mantenerla actualizada y gestionar a sus trabajadores y equipos. Cuanto más sencilla sea su experiencia, más fácil será mantener la documentación al día y reducir incidencias.
En determinados entornos, CAE y operación están estrechamente relacionadas. Si el cumplimiento documental determina quién puede acceder a una instalación, la integración con el control de accesos resulta especialmente importante. Lo mismo ocurre con la Prevención de Riesgos Laborales. Cuando CAE y PRL se gestionan en sistemas completamente independientes pueden aparecer duplicidades, tareas manuales y silos de información.
Otra decisión importante es determinar hasta dónde debe llegar la plataforma. Algunas organizaciones necesitan únicamente gestionar el cumplimiento documental. Otras quieren evaluar a los proveedores antes de contratarlos, compartir información entre Compras y Prevención o localizar nuevas empresas para futuros proyectos. En estos casos, la conexión de la CAE con la precalificación y con una red o Marketplace de proveedores amplía considerablemente el alcance de la solución.
Para una organización que opera en varios países, no basta con que la plataforma sea accesible desde diferentes ubicaciones. Lo importante es que pueda adaptar el modelo de gestión de contratistas a las necesidades de cada mercado manteniendo, al mismo tiempo, una estructura corporativa común.
Una misma compañía puede querer exigir determinados estándares a todos sus proveedores, independientemente del país, y añadir después requisitos específicos derivados de la normativa local, del tipo de actividad o de las características de un determinado proyecto.
Por eso conviene valorar si la plataforma permite configurar:
La cuestión es especialmente importante para grupos internacionales que quieren estandarizar su gestión de proveedores sin imponer exactamente el mismo proceso en mercados con realidades regulatorias diferentes.
Una plataforma preparada para este contexto debe permitir combinar estandarización global y adaptación local: establecer un marco común para toda la organización y parametrizar posteriormente los requisitos que correspondan en cada país.
Además, conviene pensar en la evolución futura. Una solución que funciona correctamente para la actividad actual de la empresa puede convertirse en una limitación si cada entrada en un nuevo mercado obliga a implantar herramientas o procesos completamente independientes.
Dentro de Once For All existen dos soluciones especializadas en Coordinación de Actividades Empresariales en España: Nalanda y Dokify. Ambas permiten digitalizar y automatizar la gestión CAE, pero parten de propuestas diferentes. La cuestión no tiene por qué ser cuál es mejor en términos absolutos, sino qué modelo responde mejor a las características y objetivos de cada organización.
Nalanda nació en la construcción y está especialmente orientada a entornos con grandes cadenas de contratistas, subcontratistas y proveedores. Su propuesta no termina en la gestión documental CAE. Forma parte de un ecosistema que permite conectar diferentes momentos de la relación con el proveedor:
Encontrar → precalificar → contratar → coordinar → acceder → ejecutar.
Esto permite vincular la CAE con procesos como la Precalificación de Proveedores, el Marketplace y el control de accesos, aprovechando además una amplia comunidad de empresas que ya trabajan dentro del entorno Nalanda. Puede resultar especialmente interesante para organizaciones que gestionan un elevado volumen de contratistas, múltiples obras o proyectos y cadenas de subcontratación complejas.
También permite ampliar la gestión hacia fases anteriores de la relación: conocer mejor al proveedor, precalificarlo antes de contratar y encontrar nuevas empresas cuando aparecen nuevas necesidades. De esta manera, la información acumulada durante la gestión CAE puede convertirse en un activo que acompaña al proveedor durante más etapas de su relación con la organización.
Dokify está especialmente orientada a facilitar la gestión de requisitos y documentación de empresas externas, trabajadores y maquinaria. Su propuesta pone el foco en automatizar tareas que normalmente generan carga administrativa: solicitar documentación, gestionar renovaciones y caducidades, validar requisitos y disponer de una visión clara del estado de cumplimiento.
Puede resultar especialmente adecuada para organizaciones que quieren sustituir procesos manuales por una plataforma especializada, reducir trabajo administrativo y facilitar la experiencia tanto de sus propios equipos como de sus empresas colaboradoras. También permite gestionar empresas, trabajadores y maquinaria y conectar el estado documental con el acceso a los centros.
Nalanda y Dokify responden así a diferentes formas de abordar la Coordinación de Actividades Empresariales dentro del mismo ecosistema.
La documentación del contratista no es el final del proceso preventivo. Una vez que una empresa y sus trabajadores cumplen los requisitos necesarios para comenzar una actividad, siguen existiendo evaluaciones, planificación, formación, inspecciones, incidentes, acciones correctivas y otros procesos relacionados con Seguridad y Salud. Por eso, la integración entre CAE y PRL/SST puede convertirse en otro criterio importante al elegir una plataforma.
Dentro del ecosistema Once For All, Nalanda y Dokify cubren la Coordinación de Actividades Empresariales y 6conecta está especializado en la gestión de PRL y SST.
La conexión entre ambos entornos permite pasar de comprobar si un trabajador dispone de los requisitos necesarios para realizar una actividad a disponer de una visión más amplia de cómo se gestiona su seguridad durante el trabajo. CAE y PRL no son lo mismo, pero compartir información entre ambos procesos puede ayudar a reducir tareas manuales, evitar duplicidades y mejorar la trazabilidad.
Para organizaciones con grandes cadenas de suministro o presencia internacional puede resultar útil ampliar la perspectiva.
La Coordinación de Actividades Empresariales responde a una necesidad concreta dentro de la relación con las empresas externas. Sin embargo, la gestión de un contratista empieza antes de que llegue al centro de trabajo y continúa durante toda la ejecución.
El concepto de Contractor Management permite contemplar ese ciclo de forma completa:
Vista desde esta perspectiva, la CAE forma parte de una estrategia más amplia de gestión de proveedores y contratistas.
La precalificación ayuda a decidir con quién trabajar. La CAE permite comprobar que una empresa cumple los requisitos necesarios para realizar una actividad. El control de accesos determina quién puede entrar en un centro en un momento determinado. Y la gestión de PRL/SST permite abordar los riesgos y la prevención durante la ejecución.
Son procesos diferentes, pero conectarlos permite construir una visión mucho más completa del contratista.
Preguntas frecuentes sobre plataformas CAE:
¿Cuál es la mejor plataforma CAE?
No existe una plataforma CAE que sea la mejor para todas las organizaciones. La elección depende del número de contratistas y trabajadores, el volumen de documentación, los centros gestionados, la complejidad de los requisitos y la necesidad de integrar otros procesos.
Nalanda está especialmente orientada a entornos con grandes cadenas de subcontratación y permite conectar CAE con otros procesos relacionados con la gestión de proveedores. Dokify pone especialmente el foco en simplificar y automatizar la gestión CAE.
¿Qué debe incluir una buena plataforma CAE?
Como mínimo, debería permitir gestionar la información de empresas, trabajadores y equipos, definir requisitos, controlar caducidades y mantener la trazabilidad del cumplimiento.
En organizaciones más complejas también pueden ser relevantes la validación documental, el control de accesos, la integración con PRL/SST, la precalificación de proveedores, el Marketplace o la capacidad de adaptación a diferentes centros y mercados.
¿Puede conectarse la CAE con otros procesos?
Sí. La gestión CAE puede conectarse con el control de accesos, la precalificación de proveedores o los sistemas de PRL/SST.
Esta integración permite reducir tareas manuales y evitar que la información sobre proveedores, trabajadores y cumplimiento se gestione en sistemas completamente independientes.
¿Se puede utilizar una plataforma CAE en distintos países?
Sí, siempre que la solución permita adaptar el modelo de gestión a las necesidades de cada territorio.
En una organización internacional pueden coexistir requisitos corporativos comunes con documentación, validaciones y procesos específicos de cada país, centro o proyecto. Por eso resulta importante que la plataforma permita parametrizar esas diferencias sin perder una visión consolidada de la actividad del grupo.
El objetivo no es replicar exactamente el modelo español de CAE en otros países, sino disponer de una infraestructura capaz de gestionar el cumplimiento de contratistas conforme a las exigencias aplicables en cada mercado.
De elegir una plataforma CAE a gestionar todo el ciclo del contratista
El mercado de plataformas CAE ha evolucionado mucho en los últimos años. La cuestión ya no es únicamente qué herramienta permite gestionar documentación, sino hasta dónde quiere una organización gestionar la relación con sus contratistas y proveedores.
Para algunas empresas, el principal objetivo será digitalizar y automatizar una CAE que actualmente exige demasiado trabajo administrativo. Para otras, será necesario gestionar grandes cadenas de subcontratación, conocer mejor a sus proveedores, precalificarlos o encontrar nuevas empresas. Otras necesitarán conectar el cumplimiento documental con los accesos o con su sistema de Prevención de Riesgos Laborales. Y las organizaciones internacionales deberán combinar además una estrategia común de gestión de contratistas con las necesidades específicas de cada mercado.
El ecosistema de Once For All permite avanzar en esa dirección a través de Nalanda, Dokify y 6conecta: desde la gestión de proveedores y la CAE hasta los accesos y la gestión preventiva.
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– Manuscrito Universidad de Nalanda – S.XI
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