Sesiones formativas en nuestro Software PRL

¿De qué trata esta funcionalidad?

– Organizar actividades formativas espontáneas o planificadas.
– Recoger firmas de asistencia de formaciones vinculadas o no con cursos de formación de 6conecta, desde la APP de forma ágil.

Conozcámosla en detalle:

Esta funcionalidad sirve para que un usuario administrador pueda gestionar sesiones formativas, esto es una entidad que permite organizar actividades formativas y actualizar los datos de formación de manera masiva para los asistentes.

Estas sesiones pueden estar vinculada o no a cursos de formación de catálogo que tienes en 6conecta, se pueden organizar con antelación o espontáneamente, pueden estar dirigidas a empleados propios y también externos, pero el objetivo principal es que se puedan gestionar la formación de forma ágil y sin papeles, recogiendo las firmas de los asistentes de una forma rápida.

Podrás combinar la versión web de 6conecta con la aplicación móvil tendrás una experiencia completa.

Con el dashboard de inicio llamado Personas – Formación, que encontrarás volteando la tarjeta Personas, tendrás un resumen: Sesiones de Realizadas en los últimos 365 días, horas de formación, empleados son los asistentes a sesiones y empleados con requisitos cuya fecha fin esté en el mismo periodo. Y el desglose del estado de la sesiones.

Accede al menú Gestión de empleados y en la opción “Sesiones formativas” accedes a la funcionalidad desde la web. En la aplicación móvil se encuentra en el menú general.

Desde el listado puedes gestionar las sesiones organizadas, consultar su estado, la categoría asignada en el tipo, el número de asistentes y las fechas de las mismas.

Para comenzar pulsa el botón “Crear” y configura la nueva sesión. Debes elegir de qué tipo es. Damos varias opciones configuradas por defecto, pero si necesitas crear otra categoría nueva pulsa en la opción “Otra”.

Si es de tipo Curso irá asociada al curso de formación del catálogo que elijas y todos sus requisitos se actualizarán.
Cuando la creas tendremos la ficha de la sesión donde encontraremos tres pestañas.

DATOS

Aquí debes registrar los datos de identificación de la sesión, es decir, el nombre, descripción, temario; añadir los formadores que impartirán la sesión formativa, pudiendo ser internos (empleados de 6conecta) o externos indicando el nombre, apellidos y el email para enviarle la convocatoria. En esta misma sección es donde se debe recoger la firma para poder emitir el listado de asistencia digital.

Configura la fecha y lugar para impartir la sesión indicando fecha y hora de inicio, duración, si quieres asignarlo a un centro de trabajo, la ubicación por localización de coordenadas o dirección.



ASISTENTES

Crea la lista de asistentes. Añade empleados propios que estén en 6conecta, bien leyendo los QR de los carnets o manualmente rellenando el pequeño formulario. También puedes realizar una importación desde Excel.

Si estás en la web, puedes leer los QR de los carnets con un escáner que tengas conectado por USB al PC, como en el Control de Accesos. Y si lo haces desde la app, directamente con el móvil.

Una vez iniciada la sesión en curso, recoge la firma de cada asistente. Para hacerlo de forma ágil utiliza la aplicación. Pulsa el botón Firmar asistencia desde la pestaña Asistentes y podrás dejar un dispositivo a los asistentes para que vayan registrando su firma como si de una hoja de asistencia se tratara.

Desde el listado puedes ver quién falta por firmar y, si se trata de una tipo Curso con test configurado, si ha realizado el test o no.

 ADJUNTOS

Aquí puedes subir documentos, audios relacionados con la sesión como material de apoyo.
Desde la aplicación móvil puedes grabar audios para dejar la sesión grabada para futuras consultas o lo que necesites.



Acciones de la sesión

Enviar evaluación: Si es de tipo curso y tiene un test configurado, puedes enviarle a tus asistentes (solo para los que tengan email) el test para realizar la evaluación. En el caso de tus empleados, los datos de la formación el requisito de formación se actualizará automáticamente 6conecta.
Duplicar: puedes duplicar una sesión siempre que lo necesites.
Terminar: (importante) Para cerrar una sesión formativa debe tener todos los datos obligatorios cumplimentados y tener el listado de asistencia, bien sea generado desde 6conecta o el archivo escaneado y subido. Es decir, que exista la opción de Descargar listado. Una vez termine, actualizar la última versión del documento con las firmas si se ha generado desde 6conecta.
Recuerda que, si es de tipo curso, todos los requisitos de los empleados propios se actualizan, generando diplomas y si el requisito no estaba creado se crea.
 
Una vez todo configurado, tanto los formadores como a los asistentes  que tenga email recibirán un correo electrónico con la convocatoria con la información de la sesión.



 A tener en cuenta… 

Cuando una sesión de formación es de Tipo Curso, el requisito de Formación está bloqueado para su edición hasta que no se finalice la sesión. Además, desde la intranet no tendrá acceso a la ficha del curso. Los asistentes que tuvieran ese requisito pendiente de realizar por la intranet, si tiene test, debe realizarlo por el enlace enviado desde la propia sesión. Así puedes controlar que tus asistentes realicen el test durante la sesión formativa.
Una vez se dé por terminada la sesión todos los requisitos se actualizarán.