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Cómo gestionar de manera eficiente la homologación de los proveedores es uno de los quebraderos de cabeza de los Departamentos de Compras hoy en día. Y contar con los mejores proveedores es una de sus máximas.

Hasta ahora, a estas áreas se les ha encargado el mantenimiento de una adecuada relación con las empresas que les suministran bienes y servicios. Sin embargo, ante la necesidad de contar con proveedores fiables, muchas empresas apuestan por crear estructuras internas de gestión específicas para homologar a sus proveedores.

¿Cómo dar forma a esta área de gestión? Te damos las claves para que abordes este proceso de manera ágil y ahorrando en costes.

Antes conviene saber que el concepto de homologación profesionalizada de proveedores ya forma parte de la cultura empresarial española.

En la última década, se han ido incorporando a la estructura de la organización para gestión de un proceso que, en principio, resulta complejo. Hay empresas que tienen cientos o miles de proveedores y suministradores y supone un esfuerzo titánico de tiempo y recursos en muchos casos.

La normativa obliga -especialmente en áreas que afectan a la calidad-, pero también las empresas son conscientes que trabajar con proveedores fiables hace crecer sus negocios.

¿Doy forma a un departamento interno de Homologación de Proveedores?

Las grandes compañías tienen bien estructurada esta necesidad. Bien porque han creado un departamento específico, bien porque dentro del departamento de compras han asignado a un responsable la coordinación de procedimientos.

Aunque las grandes empresas son las que trabajan con un mayor número de proveedores, este proceso afecta a pymes de igual manera.

Estas compañías ven crecer el número de subcontratistas y/o suministradores de los que precisan garantías. Hablamos de garantías de solvencia, fiabilidad técnica, respeto normativo en derechos de sus trabajadores… en resumen, de confianza.

Y, por tanto, necesitan un área de gestión específica para homologación.

¿Qué debes tener en cuenta para gestionar de manera eficiente un Departamento de Homologación?

Los parámetros o elementos que describimos a continuación constituyen los pasos adecuados a poner en práctica de cara a crear tu departamento de homologación de proveedores y subcontratistas.

Los Profesionales que se hagan cargo de este área.

En líneas generales, las decisiones sobre homologación las toman dos figuras:

• Compliance Officer, es la figura que se encarga de gestionar, supervisar y controlar los riesgos de la empresa (puede ser una sola persona o un órgano colegiado con poderes autónomos en la compañía), y

• el/los administradores/es de la empresa, figura que vela porque se dote al Compliance Officer de todas las herramientas para el cumplimiento de las normas (es el responsable “último”, además, de cualquier actuación o infracción relacionada con la materia, incluso la responsabilidad penal).

En cualquier caso, es imprescindible un profesional que centralice las necesidades de la empresa y coordine la gestión de la documentación que aportan directamente los proveedores o que canalice hacia una plataforma digital, como la de Nalanda Global, dedicada a este proceso en concreto para reducir tiempos de dedicación y recursos.

Las Normas y Requisitos de Homologación

Establecer los requisitos de homologación para los proveedores de tu empresa en función de las áreas de actividad a las que se dediquen y las normas vigentes para cada sector y en cada momento. Es esencial estar al día de los cambios en las normativas que regulan la actividad de tus proveedores.

El Volumen de Trabajo

Dependerá del momento, sector, requisitos de homologación y tipo de proveedores con los que trabaja cada empresa. Hay ocasiones en las que para atender las necesidades de homologación de 1.000 proveedores necesitas, como mínimo, 2 o 3 profesionales a pleno rendimiento.

La Tecnología para la Gestión Eficiente de Homologación

Una plataforma digital para la gestión de la homologación de proveedores agiliza el proceso. Si está bien diseñada y cuenta con el respaldo de profesionales técnicos y legales, es la herramienta más útil para ahorrar tiempo, preocupaciones y costes para tu empresa.

Hasta el momento, la mayoría de las empresas han gestionado sus bases de datos de proveedores a través de Excel, pero si buscas facilidades, un software específico como el de Nalanda será idóneo.

<< Es imprescindible un profesional que centralice las necesidades de la empresa y coordine la gestión de la documentación que aportan directamente los proveedores o que canaliza una plataforma digital >>

Nuestra Experiencia

En base a la experiencia de Nalanda Global, los departamentos de homologación y/o compliance a los que se encomiendan estas tareas beben del resto de áreas de la empresa: Administración y finanzas, Recursos Humanos, Calidad, Medio Ambiente…

Por eso, “es imprescindible que exista una figura encargada de coordinar y recopilar los datos de cada área”.

Es ahí donde Nalanda ahorra tiempo, personal y dinero, a través de su plataforma online para la homologación de proveedores.

Es un portal en el que los proveedores aportan la documentación que requiere el comprador en función de sus propios requisitos, a la vez que se establecen recomendaciones sobre otras cuestiones no aportadas previamente por la empresa.

Así, se pueden homologar bajo criterios de seguridad y salud, calidad, medio ambiente, políticas laborales, responsabilidad social empresarial, compliance-ética, finanzas y protección de datos-ciberseguridad.

El sistema informará en todo momento del estado de la homologación al proveedor. Incluso avisará cuando la documentación esté a punto de caducar o en caso de que el comprador reformule sus requisitos.

A diferencia de otras plataformas, Nalanda cuenta con un equipo de asistencia y asesoramiento al proveedor, que está acompañado por profesionales durante todo el proceso. Además, ayuda a las empresas compradoras a definir qué criterios de homologación son adecuados a la hora de homologar a sus proveedores.

“Lo que hacemos es gestionar, solucionar los problemas que puedan surgir a los proveedores y perseguir el cumplimiento de los requisitos de los compradores”

En definitiva, es imprescindible tener claro qué necesita tu empresa como compradora, así como el tipo de funcionamiento de tu proveedor.

Para establecer un departamento que desarrolle la homologación de proveedores de manera profesional, has de aclarar cualquier tipo de dudas y confiar en herramientas eficaces, así como personal cualificado que puedan facilitar en todo momento un proceso con garantías y que, a largo plazo, hará crecer tu negocio.