Actualidad Nalanda
Superar con éxito una auditoría CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) en el sector de la construcción es una de las principales preocupaciones de cualquier empresa que interviene en obras de construcción, ya sea como contratista principal, subcontrata o autónomo. Las auditorías CAE son procesos cada vez más habituales, impulsados tanto por las propias empresas titulares como por la Inspección de Trabajo, y su objetivo es claro: verificar que todas las partes implicadas en una obra cumplen con la normativa de prevención de riesgos laborales y garantizan la seguridad en el entorno de trabajo.
En Nalanda sabemos que una buena gestión documental y una coordinación fluida entre empresas son la base para evitar sanciones, retrasos en obra o, lo más importante, accidentes laborales.
La auditoría CAE es un proceso de revisión y verificación del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), establecidas por la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, y desarrolladas en el Real Decreto 171/2004.
Este Real Decreto regula las obligaciones de las empresas cuando en un mismo centro de trabajo coinciden trabajadores de distintas entidades. En el caso de la construcción, esta situación es la norma: promotoras, constructoras, subcontratas y autónomos comparten espacios, recursos y riesgos. Por eso, la CAE tiene como finalidad garantizar que todas las empresas colaboran activamente en la prevención de riesgos laborales, intercambian información y coordinan sus medidas preventivas.
Durante una auditoría CAE, se comprueba que las empresas han gestionado correctamente la documentación obligatoria, que existe trazabilidad en la comunicación entre las partes y que las medidas preventivas se han aplicado de forma efectiva en obra.
No exactamente. Aunque ambas buscan garantizar el cumplimiento de la normativa de prevención, una auditoría CAE no es una Inspección de Trabajo.
La auditoría CAE suele ser interna o encargada por la empresa principal o promotora, con el objetivo de evaluar si los contratistas y subcontratistas cumplen con sus obligaciones documentales y preventivas. Se centra en la gestión documental y la coordinación entre empresas.
En cambio, la Inspección de Trabajo es un procedimiento oficial realizado por la Administración, con capacidad sancionadora. Si bien una auditoría CAE puede servir como ejercicio preventivo o preparatorio, una inspección puede derivar en sanciones si se detectan incumplimientos graves.
Por tanto, superar correctamente una auditoría CAE ayuda a anticipar y evitar sanciones futuras en una inspección de trabajo real.
La auditoría CAE no es siempre obligatoria, pero sí altamente recomendable y, en muchos casos, la exige el promotor o la empresa principal.
En el sector de la construcción, las situaciones más comunes en las que se realiza una auditoría son:
Además, algunas entidades auditoras externas realizan estas revisiones cuando las empresas desean certificar su sistema de gestión CAE como parte de auditorías ISO (por ejemplo, ISO 45001).
La documentación que se solicita depende del rol de la empresa (promotora, contratista, subcontrata o autónomo), pero en general, una auditoría CAE revisa los siguientes aspectos:
Una gestión CAE eficaz implica que toda esta documentación esté actualizada, accesible y correctamente archivada, preferiblemente mediante plataformas digitales especializadas como la que ofrece Nalanda, que permiten centralizar, revisar y validar documentación en tiempo real.
La duración depende del tamaño de la obra, el número de empresas implicadas y la complejidad de las actividades.
En proyectos medianos, una auditoría CAE suele durar entre uno y tres días, incluyendo la revisión documental y la visita a obra. En grandes proyectos, puede extenderse hasta una semana.
Sin embargo, si la documentación está bien gestionada y centralizada digitalmente, la auditoría puede completarse en mucho menos tiempo. En Nalanda, por ejemplo, hemos reducido los tiempos de auditoría hasta en un 60 % gracias a la automatización de verificaciones y alertas de caducidad.
El incumplimiento de las obligaciones de coordinación en materia de prevención puede derivar en sanciones administrativas importantes, recogidas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Las multas por incumplimientos en CAE pueden oscilar entre:
Además, en caso de accidente laboral, la falta de una correcta coordinación puede implicar responsabilidad penal y recargos en las prestaciones de la Seguridad Social.
El sector de la construcción continúa siendo, año tras año, el ámbito con mayor número de sanciones relacionadas con la Coordinación de Actividades Empresariales. Según los datos de la Inspección de Trabajo, esta situación se debe principalmente a la complejidad inherente de las obras, donde confluyen múltiples empresas, autónomos y trabajadores que comparten espacio, recursos y responsabilidades.
La naturaleza dinámica de las obras, con una alta rotación de personal y constantes cambios en las condiciones de trabajo, hace que mantener la documentación CAE actualizada sea un reto diario. A esto se suma la existencia de numerosas subcontratas y la falta de comunicación fluida entre los diferentes niveles de la cadena de contratación, lo que incrementa el riesgo de incumplimientos.
Entre las causas más frecuentes de sanciones CAE en la construcción cabe destacar la ausencia de evaluaciones de riesgos actualizadas, la falta de acreditación de la formación preventiva de algunos operarios o la carencia de designación de recursos preventivos en tareas que lo requieren. También es habitual detectar deficiencias en la trazabilidad de la documentación o en la comunicación entre contratistas y subcontratistas, aspectos que pueden parecer menores pero que tienen un peso significativo en las auditorías.
Superar una auditoría CAE con éxito no siempre depende del tamaño de la empresa ni de su experiencia en el sector, sino de su capacidad para gestionar de forma rigurosa la prevención de riesgos y la coordinación entre todos los actores implicados. Los errores más frecuentes son los siguientes.
Uno de los principales motivos por los que las empresas no superan una auditoría CAE es la gestión documental deficiente. La Coordinación de Actividades Empresariales exige recopilar, revisar y mantener actualizada una gran cantidad de información, desde evaluaciones de riesgos y certificados médicos hasta acreditaciones de formación o pólizas de seguros. Sin embargo, en muchos casos esta documentación se dispersa entre distintos departamentos, correos electrónicos o carpetas compartidas, dificultando su control y trazabilidad.
La consecuencia es que, cuando llega la auditoría, parte de la documentación está incompleta, caducada o no se localiza fácilmente. A ello se suma una comunicación poco efectiva entre las empresas concurrentes. Contratistas y subcontratas no siempre comparten la información de forma fluida, lo que provoca retrasos, errores o duplicidades. Una gestión CAE eficaz no consiste solo en acumular documentos, sino en garantizar que la información circula de manera clara, organizada y actualizada.
Otro error habitual es creer que la CAE es un trámite que se completa al inicio de una obra o proyecto. La coordinación empresarial debe mantenerse viva a lo largo de todo el proceso, y esto implica revisar periódicamente los documentos, actualizar las evaluaciones de riesgos y asegurarse de que los certificados y reconocimientos médicos continúan vigentes.
Muchas empresas no disponen de un sistema de seguimiento efectivo que les alerte de caducidades o cambios en las condiciones de trabajo. Cuando llega la auditoría, los técnicos encuentran documentos obsoletos o no aplicables, lo que demuestra una falta de control. Mantener un registro actualizado es esencial para reflejar la realidad operativa de la obra y garantizar que las medidas preventivas se adaptan a cada fase del proyecto.
En una auditoría CAE, no basta con que la empresa principal tenga su propia documentación en regla; debe también garantizar que sus contratas y subcontratas cumplen con las mismas exigencias. Uno de los errores más frecuentes es confiar en la mera entrega de documentos sin verificar su validez, autenticidad o correspondencia con la actividad realmente desarrollada.
A menudo, las empresas principales asumen que sus proveedores han cumplido correctamente sus obligaciones preventivas, pero durante la auditoría se detectan irregularidades, como certificados falsos, evaluaciones genéricas o reconocimientos médicos caducados. La normativa es clara: la empresa que contrata a otra tiene la obligación de comprobar la idoneidad de la documentación que recibe. Por eso, la verificación debe ser un proceso sistemático, con criterios definidos y registros de control que acrediten que se ha realizado.
La coordinación de actividades empresariales requiere planificación desde el primer momento. Cuando esta planificación es deficiente, los errores se acumulan y terminan reflejándose en la auditoría. Muchas veces las empresas no definen claramente los roles y responsabilidades en materia de prevención, lo que genera confusión sobre quién debe aportar o revisar determinados documentos.
Además, la falta de un calendario de trabajo coordinado y de reuniones de seguimiento provoca que las medidas preventivas no se integren correctamente en la operativa diaria. Una auditoría CAE valora no solo la existencia de documentos, sino la eficacia real del sistema de coordinación. Planificar significa anticiparse: prever los plazos de entrega documental, definir los canales de comunicación y establecer revisiones periódicas.
Otro aspecto crítico en las auditorías CAE es la formación de los trabajadores. Una empresa puede disponer de toda la documentación formalmente correcta, pero si sus empleados no están debidamente formados, la coordinación preventiva pierde eficacia. En muchos casos se detectan certificados incompletos, cursos no homologados o formaciones genéricas que no se ajustan al puesto o al riesgo específico de la actividad.
La formación en prevención de riesgos laborales no debe entenderse como un trámite, sino como una herramienta esencial para garantizar la seguridad. Los trabajadores deben conocer los riesgos de su entorno, las medidas de protección y los procedimientos de emergencia. Además, la empresa debe conservar los registros de la formación impartida y asegurarse de que se renueva cuando cambian las tareas o los equipos utilizados.
Finalmente, uno de los fallos más graves es la falta de supervisión efectiva en los centros de trabajo. Las auditorías CAE no se limitan a revisar papeles, también evalúan la aplicación práctica de las medidas preventivas. Una empresa puede tener toda la documentación en orden, pero si en la obra no se cumplen las normas de seguridad, la auditoría se considerará fallida.
La ausencia de supervisión suele deberse a la falta de recursos preventivos o a una organización interna poco clara. Sin presencia real en el terreno, es imposible garantizar que las instrucciones se cumplen y que las empresas concurrentes coordinan adecuadamente sus actividades. La supervisión continua permite detectar desviaciones, corregirlas a tiempo y generar evidencias que respalden el cumplimiento.
Prepararse para una auditoría de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) requiere organización, rigor y previsión. La clave está en no dejar la prevención para el último momento: una auditoría no se supera improvisando.
Tanto la documentación actualizada como los simulacros son cruciales para que una empresa esté preparada ante cualquier circunstancia.
El punto de partida de toda auditoría CAE es la documentación. Las empresas contratistas y subcontratistas deben disponer de todos los documentos que acrediten el cumplimiento de la normativa en materia de prevención de riesgos laborales. Esta documentación incluye la evaluación de riesgos específica de la actividad, los certificados de formación de los trabajadores, los reconocimientos médicos en vigor, los seguros de responsabilidad civil, la designación de recursos preventivos y cualquier otra información relevante para la coordinación.
Uno de los errores más comunes es no diferenciar entre la documentación de la contrata y la de la subcontrata. Cada una tiene obligaciones propias y debe aportar sus propios registros. Es recomendable mantener un control centralizado, con carpetas digitales bien organizadas y actualizadas, para garantizar que cada documento esté accesible y vigente en todo momento. Además, es importante que la información se comparta de forma segura y trazable entre las empresas implicadas, de modo que la coordinación sea transparente y verificable.
Una auditoría CAE bien preparada demuestra que la empresa no solo cumple con la ley, sino que gestiona de forma eficiente y responsable la seguridad de todos sus trabajadores y colaboradores.
Una práctica muy útil para garantizar el éxito en una auditoría CAE es realizar simulacros internos. Estos ejercicios permiten detectar con antelación los posibles fallos o carencias en la gestión documental, en la coordinación o en la aplicación práctica de las medidas preventivas. Los simulacros ayudan a que todos los departamentos implicados —recursos humanos, prevención, producción o calidad— comprendan el proceso de auditoría y conozcan sus responsabilidades.
Llevar a cabo una auditoría simulada no solo mejora la preparación del personal, sino que también ofrece la oportunidad de corregir deficiencias antes de que sean detectadas oficialmente.
No superar una auditoría CAE puede tener consecuencias graves tanto en el plano económico como en el reputacional. Las deficiencias detectadas durante una auditoría pueden derivar en sanciones administrativas, suspensión temporal de trabajos o pérdida de contratos con clientes y promotores. Pero, además, el impacto va más allá del ámbito económico: una empresa que no demuestra control sobre su gestión preventiva pone en entredicho su capacidad de garantizar la seguridad en el trabajo.
Las siguientes son las dos consecuencias más relevantes que implica fallar en una auditoría de Coordinación de Actividades Empresariales: la responsabilidad solidaria y penal y el impacto en la reputación corporativa.
El incumplimiento de las obligaciones en materia de coordinación puede generar responsabilidad solidaria entre las empresas intervinientes. Esto significa que, si una contrata o subcontrata no cumple con la normativa y se produce un accidente, la empresa principal puede ser considerada responsable en igual medida. Este principio está recogido en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y en la Ley General de la Seguridad Social, y tiene un alcance amplio: no solo afecta al ámbito económico, sino también al penal en caso de negligencia grave.
En situaciones donde se demuestre que la falta de coordinación o la ausencia de medidas preventivas contribuyeron a un accidente laboral, los responsables pueden enfrentarse a sanciones penales, inhabilitaciones o incluso penas de prisión. Por eso, disponer de una CAE correctamente gestionada no es una formalidad burocrática, sino una herramienta de protección jurídica.
Una documentación ordenada, validada y trazable es la mejor defensa ante cualquier inspección o investigación posterior. La prevención documentada es, en última instancia, una garantía de seguridad legal y operativa para la empresa.
Más allá de las sanciones económicas o legales, fallar en una auditoría CAE afecta directamente a la reputación de la empresa. En un mercado cada vez más exigente, donde la seguridad y la sostenibilidad son valores clave, una auditoría negativa puede traducirse en la pérdida de confianza por parte de clientes, socios o inversores. Las grandes constructoras, promotoras y entidades públicas exigen cada vez más garantías en materia preventiva, y una empresa con historial de incumplimientos puede quedar automáticamente excluida de futuros proyectos.
La reputación es un activo intangible pero fundamental. Una organización que demuestra control, transparencia y compromiso con la prevención proyecta una imagen de fiabilidad y profesionalidad. Por el contrario, las deficiencias en la gestión CAE transmiten desorden y falta de responsabilidad.
En Nalanda ayudamos a las empresas a superar una auditoría CAE con seguridad y confianza. Nuestra plataforma CAE digitaliza y automatiza todo el proceso de coordinación, desde la recopilación de documentos hasta la verificación de validez y la trazabilidad de las comunicaciones. Gracias a ella, las empresas pueden centralizar la información de contratas y subcontratas, recibir alertas de caducidad, generar informes de auditoría y mantener un control completo sobre su cumplimiento normativo.
Contar con Nalanda significa transformar la gestión CAE en un proceso ágil, transparente y sin errores. Evita sanciones, gana tiempo y demuestra ante cualquier auditoría que tu empresa trabaja con un compromiso real por la seguridad y la excelencia preventiva. Porque en Nalanda creemos que la mejor auditoría es la que confirma lo que se hace bien cada día.
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– Manuscrito Universidad de Nalanda – S.XI
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