3 claves para la digitalización documental de tu empresa y establecer entornos compartidos de trabajo

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La era de la información aupada por las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) ha revolucionado el cosmos empresarial y multiplicado los datos que lo integran. Ante este contexto, las compañías son conocedoras de que la digitalización documental es un pilar clave para establecer entornos compartidos en busca de la eficiencia empresarial y el bienestar laboral.

Actualmente, un 85% de organizaciones españolas se encuentran en plena digitalización documental, según el informe Think Digital Report 2022: Barómetro sobre la transformación digital en España y Latinoamérica publicado por Inesdi Business Techschool.

La pandemia de Covid-19 ha acelerado esta ‘mudanza’ al mundo digital que permite a las compañías tener una visión a largo plazo de su negocio. De hecho, se espera que esta tendencia se acentúe con el paso de los años ante las ventajas que ofrece, como es la posibilidad de sincronizar tareas y conectar departamentos, favoreciendo una mayor agilidad y comodidad a la hora de operar.

Esta digitalización documental es posible gracias a la automatización de procesos, que consiste en utilizar el software y distintas tecnologías para realizar de forma automática una serie de labores con el fin de lograr objetivos organizados claramente definidos en el espacio y el tiempo.

3 claves para la digitalización documental

Automatizar los procesos a lo largo de todos los eslabones que forman la empresa es el gran desafío de toda transformación digital. Para ello, los principales líderes de la industria señalan en una encuesta llevada a cabo por McKinsey los tres ingredientes que se repiten en sus ‘recetas’ de digitalización documental:

  • La automatización debe ser una prioridad estratégica para toda la organización, no solo para ciertos departamentos contribuyendo así al ‘efecto silo’.
  • Este procedimiento debe abordar cómo puede ayudar y adaptarse la tecnología a los trabajadores, y no al revés.
  • Las compañías deben incluir un enfoque en la capacidad de adaptación de este proceso ante la incertidumbre que suele planear sobre el mercado y la economía. 

La herramienta de gestión documental para entornos compartidos

La automatización de procesos y la digitalización documental son posibles gracias a las plataformas de colaboración empresarial. Gracias a ellas, las compañías son capaces de recopilar y validar su documentación de forma automática al mismo tiempo que conectan toda la información compartida entre departamentos.

Un ejemplo de plataforma de colaboración empresarial es el de Nalanda, empresa líder en España y especializada en Coordinación de Actividades Empresariales. Su tecnología sienta las bases de la gestión integral en materia de CAE, acceso a directorio de colaboradores cualificados y homologación de proveedores, así como la posibilidad de gestionar la Prevención de Riesgos Laborales (PRL), además de otras tareas como el control horario y de accesos.

Esta plataforma destaca por su transparencia gracias a ser una nube inteligente a la que todos los departamentos pueden acceder para crear un ecosistema compartido con trabajadores y proveedores. Por tanto, Nalanda establece un escenario de colaboración para las empresas la automatización de procesos, como la gestión documental, gracias a lo cual las organizaciones pueden ahorrar tiempo, costes y riesgos.

¡Infórmate sobre cómo digitalizar tu documentación para diseñar un ecosistema compartido con trabajadores y proveedores en nuestro último informe!

Un escenario cada vez más digital y colaborativo

Según un reciente estudio elaborado por IBM, más de la mitad de las empresas españolas considera útiles las herramientas que ayudan a la automatización de procesos. Es más, nuestro país es uno de los abanderados de la digitalización documental y el escenario es cada vez más transformador.

Las empresas que están en un proceso de cambio tienen por delante la posibilidad de implementar una tecnología para la gestión integrada, que responda a las necesidades de gestión documental de tu empresa y que facilite la participación de todos los agentes implicados en sus correspondientes tareas.

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