La importancia de la conexión entre departamentos para hacer frente al ‘efecto silo’ en las empresas

conexión-entre-departamentos

La mentalidad silo es un fenómeno que puede poner en jaque los resultados de una organización. Se trata de una visión del funcionamiento empresarial por la que cada departamento se hace cargo de su actividad de manera aislada. Se construye un escenario donde el trabajo individual pasa a un primer plano y las metas comunes no son la prioridad. Es decir, no existe conexión entre departamentos, ni intercambio de información.

Esta ausencia de conexión se hace evidente en todo lo que tiene que ver con la gestión documental. Y es que, en una empresa en la que cada área trabaja bajo la cultura silo suele haber más de un modelo de tratamiento documental, no existe una plataforma que centraliza la gestión y los documentos se duplican o sufren pérdidas. Por tanto, los fallos operacionales se multiplican y se ralentiza la toma de decisiones con consecuencias de impacto en empresa y tu cadena de suministro.

Qué departamentos están en permanente conexión

En lo relativo al tratamiento de documentos, hay secciones donde la conexión entre departamentos es más necesaria aún debido a la cantidad ingente de documentación que reciben y sobre la que han de realizar un continuo seguimiento.

En este sentido, las áreas de Administración, Finanzas, Compras y Calidad, Prevención y Recursos Humanos comparten información de interés común:

  • Entre los documentos importantes para el departamento de administración están los relativos a la Coordinación de Actividades Empresariales y los relativos al control de accesos, entre otros.
  • Para el área financiera priman los certificados de pago, la firma digital de estos documentos y el conocimiento de cada documento para vincular su pago a estado.
  • En los departamentos de compras y calidad es importante contar con un directorio de proveedores cualificado y con los documentos que confirman la homologación de los colaboradores según los criterios de calidad de la empresa.
  • En materia de prevención, sus responsables trabajan con toda la información necesaria de cada trabajador y área para llevar a cabo las Evaluaciones de Riesgos Laborales y la gestión de la PRL en un entorno colaborativo.
  • Y, por último, para el departamento de Recursos Humanos, es fundamental la gestión de documentos relativos a la capacitación y formación de los empleados, llevar a cabo programas de salud laboral, así como tener la información precisa para evaluar los puestos de trabajo.

La importancia de la conexión entre departamentos en la era digital

Contar con una plataforma de gestión integrada se ha convertido en la solución más exitosa para evitar el funcionamiento aislado en el ámbito organizacional. Debe centralizar la documentación y permitir la colaboración entre todos los responsables del tratamiento de documentos.

En este punto, es aconsejable recurrir a un sistema que recopile y valide los documentos de manera automática. Además, que sea accesible y permita el manejo de la información de manera compartida, y que se adapte a necesidades específicas de cada empresa.

¡Te contamos en esta infografía cuáles son los errores más comunes de la falta de conexión entre departamentos en las empresas!

Plataforma Nalanda, una alianza interdepartamental

Aprovechando los beneficios de la digitalización y de la tecnología que permite la automatización de tareas, Nalanda ha desarrollado una plataforma pensada como una alianza para la conexión entre departamentos. Es una tecnología capaz de responder a las necesidades de gestión documental individuales y comunes. Cuenta con tres servicios diferenciados en gestión CAE, directorio y homologación de proveedores y software PRL Colaborativo, dentro de un sistema de trabajo compartido.  

Además, es una plataforma que vincula los pagos a exigencias CAE y evita la duplicidad de tareas, por lo que el ahorro de costes es evidente. A ello se suma que es un sistema de trabajo dinámico y que otorga agilidad operativa a cada departamento ya que sus responsables se liberan de aquellas tareas con menor valor.

Se trata, asimismo, de una opción segura y que fomenta la transparencia, ya que todos los departamentos pueden acceder a la misma información en un único centro de gestión.

Por tanto, la tecnología aplicada a la gestión empresarial se erige de nuevo como un elemento cohesionador y facilitador, que busca la mejora continua y con impacto positivo directo en el trabajo de los empleados y el de toda la cadena de suministro.

Tambien te puede interesar

La CAE es una obligación legal para todas aquellas compañías que lleven a cabo actividades con contratistas o subcontratistas. Pero hoy en día la ingente cantidad de documentación que generan los diferentes agentes pide a voces la evolución de la CAE “tradicional” hacia un procedimiento más efectivo.
Mucho se ha escrito y hablado sobre las bondades y peligros de la inteligencia artificial (IA) en nuestro día a día. Se trata de una tecnología que está modificando el modo en el que consumimos, trabajamos y nos comunicamos. Pero, ¿Cómo se está utilizando la inteligencia artificial en el entorno laboral?
El sector de la construcción sigue teniendo un buen ritmo de crecimiento en España. Según los datos recogidos por Nalanda, las obras ofertadas durante 2023 se incrementaron en un 7,2%. Nuestra plataforma de gestión documental es un termómetro muy fiable que nos indica el volumen de licitaciones de obras en cada comunidad autónoma.

Suscríbete aquí

Recibe lo último en tu correo

Sin nombre(Obligatorio)

Descubre en todo lo que podemos ayudarte

Tu tranquilidad, nuestra inspiración.

Nalanda está integrada con Konvergia, lo que te permite conectar tu documentación y la de tus colaboradores con otras plataformas CAE de forma automática y desasistida.

konvergiaLogo-1

Somos agente digitalizador oficial de los fondos europeos

© 2020 NALANDA GLOBAL, S.A. – Todos los derechos reservados.
Aviso legalPolítica de privacidadPolítica de cookies

AF Logotipo Comunidad Nalanda_RGB_negativo (logo grupo 31072023 v2)

"Sólo los que están dispuestos a superar las grandes dificultades del camino alcanzan los más altos objetivos"

– Manuscrito Universidad de Nalanda – S.XI​

En estos momentos, estamos trabajando en una de esas dificultades que a veces, inesperadamente, surgen en nuestro camino cuando estamos trabajando para mejorar para ti. Mientras dejamos todo listo para ti, te proponemos que le eches un ojo a nuestro blog y disfrutes de nuestros contenidos, o que nos sigas en Twitter para que te informemos cuándo volvamos a estar online.

Utiliza estos botones según el servicio que te interese y tu posición en la cadena de suministro/subcontratación:

Comprador

  • Cuando como contratista deseas recibir la documentación de tus subcontratistas.
  • Cuando como subcontratista deseas recibir la documentación de tus propios subcontratistas.
  • Cuando como promotora/propiedad, deseas solicitar la documentación a tu contratista principal y/o a todos sus subcontratistas.
  • Cuando como comprador/contratador de bienes/servicios, deseas recibir las facturas de tus proveedores electrónicamente.
  • Cuando como comprador/contratador de bienes/servicios, deseas recibir la documentación/información de homologación y/o compliance de tus proveedores según tus exigencias.
  • Cuando como Constructora o Empresa Contratista deseas recibir ofertas de tus proveedores a tus RFQ’s.

Proveedor

  • Cuando como subcontratista, debes remitir tu documentación y/o las de tus propias subcontratas a tu contratista principal.
  • Cuando como subcontratista de nivel inferior, debes remitir tu documentación a tu subcontratista de nivel superior.
  • Cuando como contratista principal, debes remitir tu documentación y/o la de todos tus subcontratistas a tu promotora/propiedad.
  • Cuando como proveedor/vendedor/contratista, debes emitir las facturas a tus clientes/contratistas/administración pública eletrónicamente.
  • Cuando como proveedor de bienes/servicios, debes remitir la documentación de homologación y/o compliance o según las exigencias de tu empresa a tus proveedores.
  • Cuando como proveedor, deseas encontrar nuevas obras, proyectos y clientes a los que vender tus bienes y servicios.

Este servicio solo está disponible para compradores

Si eres proveedor puedes ver la parte de nuestra web pensada para tí en el siguiente botón.

Este servicio solo está disponible para proveedores

Si eres comprador puedes ver la parte de nuestra web pensada para tí en el siguiente botón.